SIAK War: Momok Turun Temurun Mahasiswa UI

Informasi waktu dan tanggal registrasi akademis menjadi hal yang ditunggu-tunggu mahasiswa Universitas Indonesia tiap kali semester baru hendak dimulai. SIAK War atau perang registrasi online (regol) merupakan istilah yang kerap menjadi momok bagi hampir sebagian besar mahasiswa. Dianggap sebagai salah satu faktor penentu kualitas indeks prestasi (IP) , para mahasiswa kemudian menyusun berbagai strategi demi “memenangkan” perang tersebut. Namun demikian, berbagai permasalahan dikeluhkan mahasiswa saat memasuki masa waktu pengisian Isian Rencana Studi (IRS) pada Situs Informasi Akademik – New Generation (SIAK NG), portal online mahasiswa UI dalam melakukan registrasi akademik. Lantas, bagaimana pandangan mahasiswa akan SIAK War ini? Permasalahan apa saja yang sering dikeluhkan? Bagaimana respons universitas terkait masalah tersebut?

Kali ini, tim Cerita Data Economica mencoba mengupas pandangan mahasiswa UI di berbagai fakultas terkait dengan sistem pengisian IRS pada SIAK NG, atau yang sering disebut dengan istilah SIAK War. Tim kami mewawancarai Kepala dan Wakil Kepala Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa (Adkesma) Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) UI 2020, Bani Ibnu Fikri dan Ferrel Oktavenus, perihal aksi apa saja yang telah dilakukan BEM UI dan Majelis Wali Amanat (MWA) UI  dalam mengatasi permasalahan terkait. Tim juga mencoba untuk mendapatkan informasi melalui personal chat dengan anggota Majelis Wali Amanat UI Unsur Mahasiswa (MWA UI UM) 2020, Zaki Zamzami. 

Kami pun melakukan survei terhadap mahasiswa untuk mengetahui pandangan mereka akan efektivitas SIAK War. Pengambilan data dilakukan melalui pengisian kuesioner oleh mahasiswa di beberapa fakultas Universitas Indonesia yang melakukan SIAK War secara proporsional.

Profil Responden

Kami memperoleh total responden sebanyak 143 mahasiswa UI yang terdiri dari angkatan 2016–2018, program reguler, paralel, dan kelas khusus internasional. Jumlah responden yang kami ambil ditentukan dari fakultas-fakultas yang menerapkan SIAK War: untuk mahasiswa rumpun Sains dan Teknologi (Saintek) terdiri dari Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM), Fakultas Ilmu Keperawatan (FIK), Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), dan Fakultas Teknik (FT),. Sedangkan untuk mahasiswa rumpun Sosial dan Humaniora (Soshum) terdiri dari Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (Fisip), Fakultas Psikologi (FPsi), Fakultas Hukum (FH), dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB). Sedangkan beberapa fakultas seperti Fakultas Kedokteran (FK), Fakultas Farmasi (FF), Fakultas Kedokteran Gigi (FKG), Fakultas Ilmu Administrasi (FIA), dan program Vokasi tidak kami jadikan sampel karena tidak menerapkan SIAK War, sedangkan mayoritas jurusan di FIB memiliki mata kuliah yang sudah ditetapkan (dipaketkan) sehingga tidak diikutsertakan dalam pengambilan sampel. Adapun total responden yang telah disurvei adalah 143 mahasiswa.

Mengenal  SIAK War

Istilah SIAK War pada dasarnya merujuk pada pengisian IRS (registrasi akademik) pada salah satu situs web resmi Universitas Indonesia, SIAK NG. Kata “war” disematkan karena cara kerjanya yang seperti sedang berperang. “Perang” antarmahasiswa ini memperebutkan kelas-kelas yang tersedia. Faktor penentu “kelas terbaik” bisa bermacam-macam, baik itu kelas dengan dosen yang sesuai harapan ataupun kelas dengan peer group mahasiswa di dalamnya. Karena itulah, momen pengisian IRS menjadi hal yang krusial bagi sebagian besar mahasiswa Universitas Indonesia.

Tidak hanya populer di kalangan mahasiswa, nyatanya istilah SIAK War juga dipakai oleh beberapa media sosial resmi Universitas Indonesia, seperti akun Line dan Instagram Biro Pendidikan FEB UI. Dalam postingannya, Biro Pendidikan sebagai lembaga yang mewadahi informasi akademik di FEB UI kerap menggunakan tagar SIAK War (#siakwar) saat mengumumkan waktu dan tanggal registrasi akademis. Hal ini seperti sebuah legitimasi lebih jika registrasi akademis memang merupakan sebuah perang.

Kata Mahasiswa Tentang  SIAK War

Lebih dari 50 persen mahasiswa UI memandang jika SIAK War penting untuk dilaksanakan dalam registrasi akademik. Bani Ibnu Fikri selaku Kepala Departemen Adkesma BEM UI 2020 mengatakan pula bahwa sebagian besar mahasiswa memang menganggap penting SIAK War untuk berbagai alasan. Hal ini didorong oleh faktor-faktor tujuan yang hendak mereka capai. Hasil survei menyimpulkan bahwa mahasiswa menganggap SIAK War diadakan untuk tiga tujuan umum: memilih kelas, memilih dosen yang diinginkan, serta memilih dosen dianggap baik.

Berangkat dari tujuan tersebut, hasil turunan yang juga dapat diperoleh adalah kualitas indeks prestasi (IP) yang meningkat. Sekitar 88 persen mahasiswa mengatakan bahwa keberhasilan atau kegagalan SIAK War berkontribusi terhadap kualitas IP yang dicapai. 

Momok SIAK War

Ketika harus berhadapan dengan pengisian IRS, SIAK war menjadi momok bagi mahasiswa. Hal tersebut menjadi sangat krusial terutama karena anggapan akan pengaruhnya terhadap IP mahasiswa terkait. Data yang telah dikumpulkan berdasarkan survei menunjukkan bahwa terdapat keterkaitan yang cukup tinggi antara IP mahasiswa dengan kesuksesan memenangkan SIAK War. 

SIAK War yang diadakan pada registrasi akademik semester genap 2019/2020 kemarin juga menuai berbagai keluhan dari mahasiswa. Mayoritas mahasiswa melakukan pengisian IRS pada tanggal 13 Januari 2020 pukul 09.00. Sebanyak 85 persen dari responden nyatanya mengalami permasalahan saat melakukan SIAK War. Permasalahan-permasalahan tersebut diantaranya:
(1) Tidak bisa log in ke dalam website SIAK NG

(2) Tidak bisa melakukan pengisian IRS

(3) Terdapat keterangan “tidak terdaftar sebagai mahasiswa UI” sehingga tidak dapat melakukan pengisian IRS

(4) Server mengalami reset saat IRS telah terisi

(5) Tanggal pengisian IRS berubah tiba-tiba

Waktu rata-rata yang diperlukan mahasiswa dari waktu yang ditetapkan dalam jadwal hingga benar-benar dapat mengakses server SIAK NG pada umumnya lebih dari 1 jam. Ragam permasalahan tersebut berpengaruh pada kepuasan mahasiswa terhadap performa registrasi akademik di SIAK NG. Data responden menunjukkan mayoritas mengaku tidak puas terhadap performa SIAK NG saat registrasi akademik. Sebaliknya, hanya sedikit dari responden yang merasa sangat puas.

Respon Masyarakat UI terhadap SIAK War

Berdasarkan wawancara yang tim kami lakukan dengan Kepala Departemen Divisi Adkesma BEM UI 2020, Bani Ibnu Fikri, ternyata permasalahan sistem SIAK NG ini merupakan permasalahan lama sejak 2010. Tahun 2019 lalu, audiensi dilakukan dengan pihak Direktorat Sistem dan Teknologi (DSTI) UI oleh BEM UI. Hasil dari audiensi tersebut adalah suatu rencana dicetuskannya sebuah sistem terintegrasi yang dinamakan UI Solution. Menurut pernyataan  Kepala Departemen Adkesma BEM UI 2019 sekaligus anggota MWA UI UM periode 2020 wakil mahasiswa, Zaki Zamzami, UI Solution merupakan sistem yang terintegrasi antar direktorat. Sistem ini diinisiasi oleh Rektor UI 2014 – 2019, Prof. Muhammad Anis bersama tim Direktorat Pendidikan (Dirpen) UI. UI Solution diharapkan dapat menjadi jawaban untuk mengatasi permasalahan SIAK NG selama ini terkait registrasi akademis. “Rencananya memang untuk mengatasi itu (permasalahan SIAK NG), namun untuk implementasinya kita belum tahu apakah akan langsung lebih baik lagi di SIAK War, itu harus kita kawal bersama,” ungkap Zaki.

Mengenai kapan UI Solution ini akan diimplementasikan masih menjadi pertanyaan. Menurut Zaki, penerapan UI Solution masih terkendala di anggaran. Anggaran tersebut untuk sekarang masih dalam proses penyusunan oleh eksekutif dan baru akan dibahas di rancangan kerja anggaran tahunan (RKAT) MWA UI bulan Maret 2020. Berdasarkan hasil audiensi, DSTI mengatakan tetap akan terus mengusahakan sistem SIAK NG menjadi lebih baik hingga UI Solution benar-benar diimplementasikan. Mengenai hal tersebut, DSTI menolak permohonan wawancara kami. “Untuk permasalahan terkait ini, lebih baik kalian tanyakan pada Direktorat Pendidikan” ujar petugas DSTI yang enggan menyebutkan namanya.

SIAK War Di Luar UI

Kegiatan registrasi akademik sejatinya tidak hanya dilakukan di Universitas Indonesia melainkan juga di perguruan-perguruan tinggi lainnya. Bahkan sistem registrasi akademik semacam SIAK War kerap dilakukan di perguruan-perguruan tinggi luar negeri seperti yang termasuk dalam golongan ivy league di Amerika Serikat. Istilah Ivy league merupakan sebuah asosiasi yang beranggotakan kepada delapan univerisitas elite di Amerika Serikat. Adapun kegiatan registrasi akademik seringkali dilakukan di sekolah hukum atau bisnis ketimbang sekolah saintek atau STEM (Science, Technology, Engineering, and Mathematics). Hal tersebut disebabkan oleh kurangnya tenaga kerja pendidik yang tersedia relatif kepada jumlah peserta dan juga merupakan salah satu upaya pengaplikasian teori ekonomi dalam kampus. Adapun beberapa yang bersifat STEM turut serta mengaplikasikan sistem ini pada registrasi akademiknya, namun tidak selebar aplikasi yang dilakukan oleh sekolah bisnis atau hukum ¹ Sönmez, T. and Ünver, M. (2010). COURSE BIDDING AT BUSINESS SCHOOLS. International Economic Review, 51(1), pp.99-123. .

Sistem course bidding diharapkan dapat meningkatkan performa baik pengajar maupun mahasiswa dalam kampus. Pada perkembangannya, sistem ini telah berhasil dalam mencapai tujuannya, yaitu terwujudnya feedback loop antara dosen dan mahasiswa sehingga kedua pihak dapat mengetahui pos mana yang dinilai kurang dan perlu ditingkatkan dalam peningkatan kinerja dalam kampus ² Krishna, A. and Ünver, M. (2008). Research Note—Improving the Efficiency of Course Bidding at Business Schools: Field and Laboratory Studies. Marketing Science, 27(2), pp.262-282. . Adapun sistem ini pada dasarnya menyamaratakan kesempatan bagi para mahasiswa untuk registrasi kelas dan mata kuliah sesuai keinginan mereka berdasarkan rencana studi per semester, serupa dengan sistem maksimal dan minimal kredit per semester yang diterapkan di UI. 

Perkembangannya yang relatif lebih lama dibandingkan sistem SIAK War menjadikan course bidding lebih efektif dan efisien. Permasalahan yang dihadapi baik teknis terkait server maintenance hingga dosen yang memiliki perbedaan dalam kualitas telah lebih jauh terselesaikan melalui sistem course bidding tersebut. Penelitian dan pengembangan acap kali dilakukan terkait dengan sistem tersebut sehingga efisiensinya meningkat. Hal tersebut sangat berbeda dengan kondisi SIAK NG di UI karena server yang seringkali mengalami permasalahan.

Kesimpulan

SIAK War masih menjadi suatu momok bagi mahasiswa UI atas berbagai macam permasalahan yang ditimbulkannya. Kesulitan dalam mengakses SIAK NG melahirkan ketidakpuasan mahasiswa UI dalam melakukan registrasi akademik. Alasan ketidakpuasan tersebut berangkat dari pengaruh SIAK War sendiri yang cukup besar terhadap IP mahasiswa mengingat adanya gap dalam kualitas pengajar di kampus. Lembaga kemahasiswaan di UI sendiri yang memegang peranan strategis telah melakukan berbagai audiensi bersama pihak yang terkait yaitu DSTI dan Dirpen terkait dengan permasalahan tersebut. Solusi telah direncanakan, namun implementasi masih belum dapat dipastikan mengingat adanya kendala anggaran terkait hal tersebut. Registrasi akademik ini nyatanya telah dilakukan oleh institusi-institusi pendidikan tinggi di luar negeri, terutama untuk sekolah hukum dan bisnis. Namun karena telah lebih lama dicanangkan dan diimplementasikan, registrasi akademik di sana jauh lebih efisien dibandingkan dengan SIAK War di UI.

Berdasarkan permasalahan tersebut, diperlukan follow up lebih lanjut terkait dengan implementasi kebijakan terkait dengan SIAK NG. Realisasi UI Solution, sosialisasi, serta audiensi lanjutan sangatlah esensial dalam efisiensi SIAK War sehingga menciptakan kepuasan tinggi bagi mahasiswa terkait dan melancarkan proses akademik di UI sendiri.

Editor : Fadhil Ramadhan, Azaria Hashina

Illustrator : Shahifa Assajjadiyyah